GMVET 1 ist eine online zugängliche Software für das Veterinärmanagement, die entwickelt wurde, um die medizinische Nachverfolgung, die Abrechnung und das Bestandsmanagement in einer einzigen Schnittstelle zu zentralisieren. Sie richtet sich sowohl an unabhängige Praxen als auch an Multi-Standorte-Netzwerke und funktioniert über einen Webbrowser ohne lokale Installation.
Cloud-Architektur von GMVET 1 und Multi-Station-Zugriff
Im Gegensatz zu Software, die auf einem lokalen Server installiert ist, basiert GMVET 1 auf einer Cloud-Architektur, die über einen Browser zugänglich ist. Dieses Design beseitigt die Abhängigkeit von einem einzelnen Arbeitsplatz: Ein Praktiker kann auf die Patientenakte im Behandlungszimmer zugreifen, während eine Hilfskraft die Abrechnung an der Rezeption bearbeitet.
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Der Zugriff erfolgt über eine sichere Anmeldeseite (vet1.gmvet.net), die durch eine Benutzer-ID und ein Passwort geschützt ist. Jeder Mitarbeiter hat je nach Rolle in der Struktur konfigurierbare Zugriffsrechte. Eine Hilfskraft hat keinen Zugang zu denselben Modulen wie ein angestellter Tierarzt, was die Fehleranfälligkeit bei der Handhabung sensibler Daten verringert.
Für Multi-Standorte-Strukturen, wie die des Univet-Gruppen, die GMVET als Standardsoftware in mehreren ihrer Kliniken verwenden, ermöglicht diese Architektur das Teilen gemeinsamer Referenzen (Preise, Behandlungsprotokolle), während eine lokale Verwaltung pro Einrichtung erhalten bleibt. Die Einführung der Software GMVET 1 für Tierärzte in einem Netzwerk setzt daher eine rigorose anfängliche Konfiguration der Rechte und der Abläufe zwischen den Standorten voraus.
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Erstkonfiguration der GMVET-Software: Preise, Benutzer und Lagerbestand
Der erste Kontakt mit GMVET 1 erfolgt über das Konfigurationsmodul, das das tägliche Funktionieren aller anderen Module bestimmt. Drei Einstellungen verdienen besondere Aufmerksamkeit.
Preispolitik und Leistungskatalog
GMVET ermöglicht es, eine Preisliste pro Leistung (Beratung, Impfung, Chirurgie, Analysen) festzulegen. Jede Leistung kann mit einem Code, einem Standardpreis und einer anwendbaren Mehrwertsteuer verknüpft werden. Die Struktur entscheidet, ob die Preise fest oder zum Zeitpunkt der Abrechnung änderbar sind.
Dieser Leistungskatalog dient dann als Grundlage für die automatische Abrechnung und die Nachverfolgung der Einnahmen. Ein schlecht strukturierter Katalog zu Beginn führt zu buchhalterischen Inkonsistenzen, die während des Geschäftsjahres schwer zu korrigieren sind.
Verwaltung der Benutzerprofile
Jedes Teammitglied erhält ein Profil mit spezifischen Zugriffsrechten. GMVET unterteilt seine Funktionen in “Universen” (medizinisch, buchhalterisch, Lager, Kommunikation), und die Zugriffe werden univers für univers konfiguriert. Eine auf Lagerverwaltung spezialisierte Hilfskraft benötigt keinen Zugang zum Modul für Kundenkommunikation.
Produktreferenz und Lagerbestandsgrenzen
Das Lagerverwaltungsmodul verwaltet die Ströme von Medikamenten, Verbrauchsmaterialien und Lebensmitteln. Die Nachbestellgrenzen werden produktweise konfiguriert, und die Bestellungen können in Verbindung mit bestimmten Lieferanten wie Centravet automatisiert werden. Die Punkte, die bei der Inbetriebnahme konfiguriert werden müssen:
- Die minimalen Lagerbestände pro Produkt, um Nachbestellalarme vor einem Engpass auszulösen
- Die referenzierten Lieferanten und deren Bestellbedingungen (Fristen, Mindestbestellungen)
- Die Rückverfolgbarkeitsregeln nach Charge, insbesondere für Medikamente, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen
Medizinische Nachverfolgung und Patientenakte in GMVET 1
Die Patientenakte bildet das Herzstück der Software. Sie fasst die medizinische Historie jedes Tieres, das einem Kunden zugeordnet ist, zusammen: Beratungen, Verschreibungen, Analyseergebnisse, Impfungen, chirurgische Eingriffe.
Jede erfasste Leistung speist automatisch die Abrechnung, was die doppelte Eingabe zwischen dem medizinischen und dem buchhalterischen Bereich vermeidet. Ein Tierarzt, der eine Beratung mit Verschreibung erfasst, sieht die entsprechende Rechnung automatisch vorausgefüllt.
Das medizinische Modul ermöglicht es auch, automatische Erinnerungen zu programmieren. Beispielsweise kann eine fällige Impfauffrischung den Versand einer SMS oder E-Mail an den Besitzer auslösen, je nach im Kommunikationsmodul gewähltem Kanal. Diese Automatisierung reduziert die Anzahl der versäumten Termine für wiederkehrende Präventionsmaßnahmen.
Veterinärbuchhaltung und Nachverfolgung von Forderungsausfällen mit GMVET
Das Buchhaltungsmodul von GMVET 1 geht über die einfache Rechnungserstellung hinaus. Es bietet eine Nachverfolgung der Einnahmen, der Zahlungen und der offenen Forderungen auf einer speziellen Schnittstelle. Jede Rechnung, die aus der Patientenakte erstellt wird, erscheint im Buchhaltungs-Dashboard mit ihrem Status (bezahlt, ausstehend, verspätet).
Die Mahnung von offenen Forderungen kann halbautomatisiert erfolgen: Die Software identifiziert überfällige Rechnungen und schlägt Mahnungen per Post, E-Mail oder SMS vor. Der Tierarzt oder der Manager bestätigt den Versand, was die menschliche Kontrolle über die Kundenkommunikation aufrechterhält.
Für Strukturen, die in der Digitalisierung weiter gehen möchten, ist GMVET mit elektronischen Unterschriftlösungen wie Sign.vet kompatibel, eine Partnerschaft, die seit 2024 im Rahmen einer digitalen Transformation und der Reduzierung von Papier hervorgehoben wird.
Schulung zu GMVET: Webinare und strukturierte Unterstützung
Die Einarbeitung in GMVET 1 beschränkt sich nicht auf ein anfängliches Tutorial. Netzwerke wie Univet und Distributoren wie Centravet organisieren wiederkehrende Online-Schulungen in Form von thematischen Webinaren. Diese Sitzungen decken spezifische Themen ab: Lagerverwaltung, erweiterte Konfiguration, bewährte Praktiken bei der Abrechnung.
Dieses kontinuierliche Schulungsangebot erfüllt einen konkreten Bedarf. Die Funktionen der Software entwickeln sich weiter, und ein Veterinärteam, dessen Mitglieder regelmäßig wechseln, benötigt reproduzierbare Schulungswege zur Kompetenzsteigerung. Die Stellenangebote der Univet-Gruppe erwähnen zudem die Beherrschung von GMVET als eine der erwarteten Kompetenzen für die Positionen von tiermedizinischen Fachangestellten.
- Thematische Webinare auf Livestorm, die remote zugänglich sind und oft für eine spätere Ansicht aufgezeichnet werden
- Schulungen, die von Partnerdistributoren angeboten werden, konzentriert auf Bestellabläufe und Lagerverwaltung
- Interne Dokumentation, die von jeder Struktur konfiguriert werden kann, um neue Mitarbeiter zu schulen
Die Wahl einer Veterinärsoftware bindet eine Klinik über mehrere Jahre an Daten und Arbeitsgewohnheiten. Mit GMVET 1 bestimmt die Qualität der anfänglichen Konfiguration die tägliche Effizienz des gesamten Teams, weit mehr als die Anzahl der verfügbaren Funktionen in den Menüs.