GMVET 1 is een online veterinaire managementsoftware, ontworpen om medische opvolging, facturatie en voorraadbeheer te centraliseren binnen één interface. Het is bedoeld voor zowel onafhankelijke praktijken als multi-site netwerken en werkt vanuit een webbrowser zonder lokale installatie.
Cloudarchitectuur van GMVET 1 en multi-user toegang
In tegenstelling tot software die op een lokale server is geïnstalleerd, is GMVET 1 gebaseerd op een cloudarchitectuur toegankelijk via een browser. Dit ontwerp elimineert de afhankelijkheid van één enkele werkplek: een dierenarts kan een patiëntendossier in de spreekkamer raadplegen, terwijl een assistent de facturatie aan de receptie afhandelt.
Lees ook : Alles wat je moet weten over het slaapglas: nut, definitie en tips voor de juiste keuze
Toegang verloopt via een beveiligde inlogpagina (vet1.gmvet.net), beschermd door een gebruikersnaam en wachtwoord. Elke medewerker heeft instelbare rechten afhankelijk van zijn rol binnen de organisatie. Een assistent heeft geen toegang tot dezelfde modules als een verbonden dierenarts, wat de kans op fouten bij het omgaan met gevoelige gegevens beperkt.
Voor multi-site structuren, zoals die van de Univet-groep die GMVET als standaardsoftware in verschillende klinieken gebruikt, maakt deze architectuur het mogelijk om gemeenschappelijke referentiekaders (tarieven, zorgprotocollen) te delen, terwijl lokaal beheer per vestiging behouden blijft. Het aannemen van de GMVET 1 software voor dierenartsen binnen een netwerk vereist dus een strikte initiële configuratie van rechten en stromen tussen locaties.
Verder lezen : Alles wat je moet weten over de huwelijkswetgeving in Gibraltar en de vereenvoudigde procedures
Initiële configuratie van de GMVET-software: tarieven, gebruikers en voorraad
Het eerste contact met GMVET 1 verloopt via de configuratiemodule, die de dagelijkse werking van alle andere modules bepaalt. Drie instellingen verdienen bijzondere aandacht.
Tarievenbeleid en catalogus van handelingen
GMVET maakt het mogelijk om een tariefstructuur per handeling (consultatie, vaccinatie, chirurgie, analyses) te definiëren. Elke handeling kan worden gekoppeld aan een code, een standaardprijs en een toepasselijke btw. De organisatie beslist of de tarieven vast of wijzigbaar zijn op het moment van facturatie.
Deze catalogus van handelingen dient vervolgens als basis voor automatische facturatie en het volgen van inkomsten. Een slecht gestructureerde catalogus in het begin genereert boekhoudkundige inconsistenties die moeilijk te corrigeren zijn tijdens het boekjaar.
Beheer van gebruikersprofielen
Elk lid van het team ontvangt een profiel met specifieke toegangsrechten. GMVET verdeelt zijn functionaliteiten in “universa” (medisch, boekhoudkundig, voorraad, communicatie), en de toegang wordt per universum geconfigureerd. Een assistent die gespecialiseerd is in voorraadbeheer heeft geen toegang nodig tot de module voor klantcommunicatie.
Productreferentie en voorraadgrenzen
De voorraadbeheermodule beheert de stromen van medicijnen, verbruiksgoederen en voedsel. De herbevoorradingsgrenzen worden product per product ingesteld, en bestellingen kunnen worden geautomatiseerd in samenwerking met bepaalde leveranciers zoals Centravet. De punten die geconfigureerd moeten worden bij de opstart:
- De minimale voorraadgrenzen per product, om herbevoorradingswaarschuwingen te activeren voordat er een tekort ontstaat
- De geregistreerde leveranciers en hun bestelvoorwaarden (levertijden, minimum bestellingen)
- De traceerbaarheidsregels per batch, met name voor medicijnen die aan wettelijke verplichtingen zijn onderworpen
Medische opvolging en patiëntendossier in GMVET 1
Het patiëntendossier vormt de kern van de software. Het verzamelt de medische geschiedenis van elk dier dat aan een klant is gekoppeld: consultaties, voorschriften, analyseresultaten, vaccinaties, chirurgische ingrepen.
Elke geregistreerde handeling voedt automatisch de facturatie, wat dubbele invoer tussen het medische en boekhoudkundige gedeelte voorkomt. Een dierenarts die een consultatie met voorschrift registreert, ziet de bijbehorende factuur automatisch ingevuld.
De medische module maakt het ook mogelijk om automatische herinneringen in te plannen. Bijvoorbeeld, een vaccinherinnering die vervalt kan het verzenden van een sms of e-mail naar de eigenaar activeren, afhankelijk van het kanaal dat in de communicatiemodule is gekozen. Deze automatisering vermindert het aantal gemiste afspraken voor terugkerende preventieve handelingen.
Dierenartsboekhouding en opvolging van openstaande betalingen met GMVET
De boekhoudmodule van GMVET 1 gaat verder dan alleen het uitgeven van facturen. Het biedt een opvolging van inkomsten, ontvangsten en openstaande betalingen op een speciale interface. Elke factuur die vanuit het patiëntendossier wordt uitgegeven, verschijnt in het boekhouddashboard met zijn status (betaald, in afwachting, te laat).
Het opvolgen van openstaande betalingen kan semi-geautomatiseerd worden: de software identificeert de vervallen facturen en stelt herinneringen voor per post, e-mail of sms voor. De dierenarts of de beheerder valideert de verzending, wat een menselijke controle op de klantcommunicatie behoudt.
Voor structuren die verder willen gaan in de digitalisering, is GMVET compatibel met elektronische handtekeningoplossingen zoals Sign.vet, een samenwerking die sinds 2024 wordt benadrukt in het kader van digitale transformatie en vermindering van papiergebruik.
Training in GMVET: webinars en gestructureerde ondersteuning
De kennismaking met GMVET 1 beperkt zich niet tot een initiële tutorial. Netwerken zoals Univet en distributeurs zoals Centravet organiseren regelmatige online trainingssessies, in de vorm van thematische webinars. Deze sessies behandelen specifieke onderwerpen: voorraadbeheer, geavanceerde configuratie, goede facturatiepraktijken.
Dit continue opleidingssysteem voldoet aan een concrete behoefte. De functionaliteiten van de software evolueren, en een team van dierenartsen waarvan de leden regelmatig veranderen, heeft behoefte aan reproduceerbare opleidingspaden. De vacatures van de Univet-groep vermelden bovendien de beheersing van GMVET als een van de verwachte vaardigheden voor de functies van dierenartsassistenten.
- Thematische webinars op Livestorm, toegankelijk op afstand en vaak opgenomen voor later bekijken
- Trainingen gegeven door partnerdistributeurs, gericht op bestelstromen en voorraadbeheer
- Interne documentatie die door elke structuur kan worden ingesteld om nieuwe medewerkers op te leiden
De keuze voor een veterinaire software verbindt een kliniek voor meerdere jaren met gegevens en werkgewoonten. Met GMVET 1, bepaalt de kwaliteit van de initiële configuratie de dagelijkse efficiëntie van het hele team, veel meer dan het aantal beschikbare functionaliteiten in de menu’s.